Tips Penggunaan Rumus MS Excel

PJV Network– Microsoft Office Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan kita dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan MS Excel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya.

Setiap rumus di dalam MS Excel memilik fungsi tersendiri. Oleh karena itu kita harus benar-benar memahami masing-masing fungsi dasarnya agar penggunaan rumus dalam MS Excel bisa lebih maksimal dan efisien. Jika telah paham fungsi dasarnya, saya rasa Anda bisa berkreasi dalam meracik rumus yang sesuai dengan kebutuhan data Anda.

Operator Matematika dalam Excel

Baiklah, kita mulai tutorial penggunaan formula/rumus dasar Excel. Akan tetapi, lebih baik kita pahami dulu operator Matematis dalam MS Excel. Karena seperti yang kita ketahui, MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Lihat tabel berikut :

Sumber : http://microsoftexcelku.blogspot.com/2013/06/operator-matematika-di-excel-penjelasan.html

Rumus MS Excel dan Pembagian Fungsinya

Rumus-rumus/formula di dalam MS Excel sangat beragam bin bermacam-macam, tidak hanya satu dua saja. Secara garis besarnya dapat saya simpulkan menjadi tiga, yaitu Rumus Matematis, Logika, dan Statistik. Saya tidak berani mengatakan bahwa pendapat saya ini benar, namun karena yang saya pahami untuk sekarang ini, serta sering digunakan adalah tiga macam fungsi tadi.

Cukup dengan menggunakan ketiga fungsi rumus tadi, saya rasa Anda sudah bisa dikatakan master programming per-data-an (ini istilah saya sendiri loh….hehehe). Semua keberadaan formula dapat kita jumpai pada Menu Ribbon tab “Formulas”.

Cara menggunakan/menuliskannya hampir sama dengan penggunaan rumus standar seperti operator matematik yang saya terangkan di atas, konstruksinya akan terlihat seperti ini : =Formula()
Tanda (=) sebagai syarat memasukkan rumus, Formula adalah jenis rumus yang akan kita gunakan, dan tanda kurung adalah tempat memasukkan data cell. Contoh : =SUM(D2:E2).

Berikut pembagian formula dan fungsi-fungsinya. 

Rumus Matematik

Mungkin Anda mulai bingung, sejak kapan muncul rumus matematik di MS Excel. Sebenarnya ini cuma istilah saya sendiri, karena dengan rumus ini kita akan dihadapkan pada penjumlahan dan sebagainya. Ketika terkait dengan penjumlahan, perkalian, dan lain-lain, otak saya langsung tertuju pada pelajaran Matematika di mana saya sendiri tidak pernah mendapatkan nilai B. Cukup mengenaskan. Jadi saya harap pembaca harus setuju dengan istilah saya sendiri.

• SUM

Rumus yang paling sering digunakan, karena rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan. Contoh : =SUM(D2:E2) dengan demikian kolom yang kita tempatkan rumus ini akan mengeluarkan nominal angka hasil penjumlahan dari cell D2 dan E2.

• SUBTOTAL

Berfungsi untuk melakukan penotalan dalam artian bukan sekedar jumlah atau SUM saja, tapi bisa juga untuk operasi matematika yang lain seperti pengurangan, pembagian, perkalian, rata-rata (prosentase) dan lain-lain. Contoh : =SUBTOTAL(FUNGSI;REFRENSI_1;REFRENSI_2) maka akan terlihat seperti =SUBTOTAL(9;A5;A10). Dengan demikian, rumus ini akan menampilkan hasil total dari penjumlahan (karena kode 9 dikenal sebagai fungsi SUM dalam Formula SUBTOTAL) dari cell A5 dan A10. Jika refrensi atau tempat pengambilan data lebih dari dua, maka jangan lupa untuk menambahkan tanda titik koma (;) sebelum menuliskan refrensi lain.

Baca juga : Tips sukses KKN

Rumus Statistik

1. Average

Rumus ini berfungsi untuk menampilkan nilai rata-rata. Contoh : =AVERAGE(D2;D3;D4). Setelah itu akan muncul nilai rata-rata dari kolom D2 sampai D4. Biasanya rumus ini digunakan untuk menarik nilai rata-rata hasil belajar siswa yang nantinya akan ditulis di dalam laporan belajar atau raport.

1. Count

Menghitung banyaknya data argumen. Untuk rumus ini biasnya disinkronisasikan dengan Logical test. Contoh =COUNT(value1;value2)

1. Max

Dengan rumus ini kita dapat mengetahui jumlah nilai tertinggi/maksimal dalam suatu kumpulan cell. Contoh =MAX(B2;B10)

1. Min

Sedangkan rumus MIN adalah kebalikan dari rumus MAX tadi.

Rumus Logika (logical)

• IF

Berfungsi untuk memberikan hasil benar jika penjelasan logikanya memang benar, dan memberi nilai salah jika tidak sesuai dengan logical testnya. Contoh : =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) . Bingung ? Sebaiknya kita praktekkan saja, lihat contoh gambar berikut.

Dari penulisan rumus =IF(C6>=6;”LULUS”;”TIDAK LULUS”) dapat dibaca sebagai : “Jika nilai di dalam kolom C6 lebih besar atau sama dengan 6 maka dinyatakan “LULUS” jika tidak maka dinyatakan “TIDAK LULUS”. Dengan demikian, nilai-nilai di bawah 6 secara otomatis MS Excel akan menuliskan “TIDAK LULUS”. Penjelasan yang lebih rinci baca penggunaan rumus IF dengan membuat Laporan Hasil Belajar.

OR
Menghasilkan nilai benar (true) jika salah satu argumen atau logical test benar. Contoh : =OR(logika1,logika2)

AND
Menghasilkan nilai benar (true) jika semua argumen benar. Contoh : =AND(logika1,logika2)
Ketiga fungsi logika ini dapat kita gabungkan untuk memberi hasil analisa yang sesuai dengan apa yang kita kehendaki.

Mungkin tutorial ini belum cukup untuk menampung semua penjelasan beserta rumus-rumus yang lain seperti VLOOKUP dll, tapi untuk dasar saya kira ini sudah cukup. Mungkin ke depannya saya akan mencoba membahas penggunaan rumus/formula MS Excel yang lebih jauh mendalam lagi beserta contoh-contoh lain seperti membuat absensi atau menghitung diskon.